LINEAMIENTOS PARA LA AUDITORIA DE SISTEMAS DE CALIDAD.
PARTE I- AUDITORIA.

Nota IRAM:
Esta norma tiene el carácter de una recomendación, respetando que la entidad internacional le ha dado ese alcance y por ello se ha redactado con los giros verbales en forma condicional, pero con el espíritu de que su cumplimiento constituye un compromiso moral.

INTRODUCCION:
Las normas de la serie IRAM-IACC-ISO E 9000/9004 enfatizan la importancia de la auditoria de la calidad como herramienta maestra gerencial para alcanzar los objetivos establecidos en la política de la organización.
Esta parte de la norma IRAM- IACC E-10011, provee lineamientos para el desarrollo de una auditoria de un sistema de la calidad de una organización.
Esta prevista para que los usuarios puedan ajustar los lineamientos descriptos, para adaptarlos a sus necesidades.

1. ALCANCE.

1.1 Esta parte de la norma IRAM-IACC E-10011, establece los principios básicos, criterios y prácticas de una auditoria y provee lineamientos para establecer, planificar, realizar y documentar auditorias de sistemas de calidad.
1.2 Da los lineamientos para verificar la existencia e instrumentación de los elementos de un sistema de la calidad y para verificar la aptitud del sistema para cumplir con los objetivos de la calidad que han sido definidos.
1.3 Es de naturaleza suficientemente general para aplicarla o adaptarla a diferentes industrias y organizaciones. Tales organizaciones deberían desarrollar sus propios procedimientos específicos para instrumentar estos lineamientos.

2. NORMAS PARA CONSULTA.

IRAM-IACC-ISO E-8402, Calidad, Vocabulario.

3. DEFINICIONES.

3.1 auditoria de la calidad. Examen sistemático e independiente para determinar si las actividades de la calidad y sus resultados satisfacen los requisitos preestablecidos y si los mismos son instrumentos efectivamente y son aptos para cumplir los objetivos.
3.2 Sistema de la calidad. Estructura organizacional, responsabilidades, procedimientos, procesos y recursos para instrumentar la gestión de la calidad.
3.3 Auditor (calidad). Persona que ha sido calificada para llevar a cabo auditorias de la calidad.
3.4 Cliente. Persona u organización que solicita la auditoria.
3.5 Auditado. Organización a ser auditada.
3.6 Observación. Comprobación de hechos efectuada en el marco de un proceso
de auditoria y sustentada por evidencias objetivas.
3.7 Evidencia Objetiva. Información, registro o comprobación de hechos, de naturaleza cualitativa o cuantitativa, relacionados con la calidad de un ítem o servicio o con la existencia e instrumentación de un elemento del sistema de la calidad, basado en observaciones, mediciones o ensayos y que puedan verificarse.
3.8 No Conformidad. No cumplimiento de requisitos especificados.

4. OBJETIVOS Y RESPONSABILIDADES DE LA AUDITORIA.

4.1 Objetivos de la Auditoria.
4.1.1. Las auditorias son planeadas normalmente para uno o mas de los propósitos siguientes:

A) Determinar la conformidad o no conformidad de los elementos del sistema
de la calidad con los requisitos especificados.
B) Determinar la efectividad del sistema de la calidad instrumentado para lograr los objetivos de la calidad especificados.
C) Proveer al auditado la oportunidad de mejorar su sistema de la calidad.
D) Satisfacer requisitos reglamentarios.
E) Permitir la incorporación del sistema de la calidad de la organización
auditada en un registro.

4.1.2 Las auditorias son generalmente iniciadas por una o más de las razones siguientes:
1. Evaluar un proveedor antes de establecer relaciones contractuales.
2. Dentro del esquema de una relación contractual, verificar que el sistema de la calidad ha sido instrumentado y que el proveedor continua cumpliendo los requisitos especificados.
3. Evaluar el sistema de la calidad de la propia organización contra una norma de sistemas de la calidad.
4. Dentro del marco de la propia organización, verificar que ha sido instrumentado su sistema de la calidad y continúa cumpliendo los requisitos específicos.

4.2 Funciones y Responsabilidades.

4.2.1. Auditores.

4.2.1.1 Equipo Auditor.

Cuando se lleva a cabo una auditoria, debería registrarse un auditor como autoridad máxima del equipo (auditor responsable) aún cuando la auditoria sea realizada por una sola persona. Dependiendo de las circunstancias, el equipo auditor puede incluir expertos con especializaciones adecuadas, auditores en entrenamiento u observadores, quienes deberían ser
aceptables para el cliente, el auditado y el auditor responsable.

4.2.1.2 Responsabilidad de los auditores.
Los auditores son responsables de:
1. Ajustarse a los requerimientos aplicables a la auditoria.
2. Comunicar y Clarificar los requerimientos de la auditoria.
3. Planear y Desarrollar efectivamente las responsabilidades asignadas.
4. Documentar las observaciones.
5. Informar los resultados de la auditoria.
6. Verificar la efectividad de las acciones correctivas tomadas como resultado de la auditoria, cuando le sea requerido por el cliente.
7. Retener y resguardar los documentos pertinentes a la auditoria para:
I- Suministrar tales documentos cuando sean requeridos
II- Asegurar la confidencialidad de tales documentos
III- Tratar  la información confidencias con discreción
IV- Cooperar con y asistir al auditor responsable

4.2.1.3 Responsabilidades del auditor responsable.
El auditor responsable, tiene en última instancia, la responsabilidad final de todas las fases de la auditoria. El auditor responsable debería tener capacidad de dirección y experiencia y debería otorgársele la autoridad para adoptar decisiones finales relacionadas con la conducción de la
auditoria y con cualquier observación surgida durante su desarrollo.

4.2.1.4 Independencia de los auditores.
Los auditores deberían estar libres de todo prejuicio o tendencia y de toda influencia que pueda afectar su objetividad.

4.2.1.5 Actividades de los auditores

1. Definir los requerimientos de cada misión de la auditoria, incluidas las calificaciones requeridas para los auditores.
2. Cumplir con los requerimientos aplicables de la auditoria y otras directivas aprobadas.
3. Planificar la auditoria, preparar los documentos de trabajo y dar las instrucciones al equipo auditor.
4. Revisar la documentación existente relativa a las actividades del sistema de la calidad para determinar su adecuación.
5. Informar inmediatamente las disconformidades criticas al auditado
6. Informar cualquier obstáculo importante encontrado durante la auditoria
7. Informar los resultados de la auditoria en forma clara, concluyente y sin atrasos indebidos.

4.2.2 Cliente.

1. Determina la necesidad y el propósito de la auditoria e inicia el proceso.
2. Determina el organismo auditor.
3. Determina el alcance de la auditoria.
4. Recibe el informe auditado.
5. Determina la acción a seguir como consecuencia de la auditoria e informa el auditado de ello.

4.2.3 Auditado.

1. Informar al personal involucrado los objetivos y el alcance de la auditoria.
2. Designar miembros responsables de su personal para acompañar a los miembros del equipo auditor.
3. Poner a disposición del equipo de auditoria todos los medios necesarios para asegurar un efectivo y eficiente proceso de auditoria.
4. Permitir el acceso, a requerimiento de los auditores, a las instalaciones y a los elementos de juicio.
5. Cooperar con los auditores para permitir que sean alcanzados los objetivos de la auditoria.
6. Determinar e iniciar acciones correctivas basadas en el informe de auditoria.

5. AUDITORIA.

5.1 Iniciación de la auditoria.

5.1.1 Alcance de la auditoria.
El cliente toma la decisión sobre los elementos del sistema de la calidad, las localizaciones físicas y las actividades de la organización que deberán ser auditadas dentro de un lapso especificado. Ello debería realizarse con la asistencia del auditor responsable. Cuando corresponda, el auditado debería contactarse durante la determinación del alcance de la
auditoria.   El alcance y la profundidad de la auditoria deberían definirse a fin de
satisfacer las necesidades de información específica del cliente.

5.1.2 Frecuencia de las auditorias
5.1.2.1 La necesidad de llevar a cabo una auditoria es determinada por el cliente. Circunstancias típicas a ser consideradas son: cambios significativos en la conducción, organización políticas, técnicas o tecnologías que puedan afectar el sistema de calidad, o cambios del sistema en si mismo y los resultados de recientes auditorias previas.
5.1.2.2 Dentro de una organización, las auditorias internas deberían ser organizadas regularmente para satisfacer objetivos de la gestión empresaria.
5.1.2.3 Análisis preliminar de la descripción del sistema de la calidad del auditado. Como base para el planeamiento de la auditoria, el auditor debería
analizar la descripción detallada del sistema de la calidad, como por ejemplo el manual de la calidad o su equivalente.

5.2 Preparación de la auditoria.
5.2.1 Plan de la auditoria.
El plan de la auditoria debería ser aprobado por el cliente y comunicado a los auditores y al auditado.
El plan debería ser diseñado con la suficiente flexibilidad con el objeto de permitir cambios basados en la información obtenida durante la auditoria, y para permitir el efectivo uso de los recursos.
5.2.2 Asignación del grupo de auditores.
Cada auditor debería tener asignado elementos específicos del sistema de la
calidad o departamentos funcionales para auditar. Tales asignaciones deberían realizarse por el auditor responsable en relación con la especialidad de los auditores.
5.2.3 Documentos de trabajo.
1. Listas de verificación para la evaluación de los elementos del sistema de la calidad.
2. Formularios para el informe de las observaciones de la auditoria.
3. Formularios para la documentación de evidencias de conclusiones alcanzadas por los auditores.

5.3 Ejecución de la auditoria.
5.3.1 Reunión de apertura.
5.3.2 Investigación.
5.3.2.1 Recolección de evidencias.
Deberían recogerse mediante entrevistas, examen de documentos y observación
de las actividades y las condiciones en áreas involucradas. Aquellos
indicios que sugieran no conformidades y que resulten significativos,
deberían investigarse aún cuando no estén previstos en las listas de control.
5.3.2.2 Observaciones de la auditoria.

Estas deberían ser documentadas. Luego que todas las actividades hayan sido
auditadas, el grupo auditor debería revisar todas sus observaciones para determinar cuales deberían informarse como no conformidades.

5.3.3 Reunión de cierre con el auditor.
Al final de la auditoria, previo a la preparación del informe, el equipo auditor debería mantener una reunión con la dirección del auditado y aquellos responsables por las funciones involucradas. El propósito principal de esta reunión es presentar las observaciones de la auditoria a la dirección del auditado de tal manera de asegurar que han sido claramente
comprendidos los resultados de la auditoria.

5.4 Documento de la auditoria.
5.4.1 Preparación del informe.
5.4.2 Contenido del informe.
1. El alcance y los objetivos de la auditoria.
2. Detalles del plan de la auditoria, la identificación de los miembros del grupo auditor y el representante del auditado, fecha de la auditoria e identificación especifica de la organización auditada.
3. Identificación de los documentos de referencia contra los cuales la auditoria fue realizada.
4. Observaciones de disconformidades.
5. Juicio del equipo auditor sobre el de cumplimiento del auditado con las normas del sistema de la calidad aplicables y la documentación relacionada.
6. La capacidad del sistema para alcanzar los objetivos de la calidad definidos.
7. La lista de distribución del informe de la auditoria.

5.4.3 Distribución del informe.
El informe de la auditoria debería enviarse al cliente por el auditor responsable. Es responsabilidad del cliente enviar a la dirección del auditado una copia del informe de la
auditoria.

6. Finalización de la auditoria.
La auditoria se completa cuando se halla enviado el informe al cliente.
7. Seguimiento de las acciones correctivas.
El auditado debería ser responsable por la determinación e iniciación de las acciones correctivas necesarias para corregir una disconformidad o las causas de una disconformidad.

LINEAMIENTOS PARA LA AUDITORIA DE SISTEMAS DE LA CALIDAD.

PARTE II. CRITERIOS PARA LA CALIFICACION DE AUDITORES.

1. Alcance.
Esta parte de la norma IRAM-IACC E-10 011 es una guía sobre los criterios para la calificación de auditores. Es aplicable a la selección de auditores para ejecutar auditorias de sistemas de la calidad según lo establecido en la Parte I.

2. Normas de consulta.

IRAM-IACC ISO E-8402- CALIDAD- VOCABULARIO.

3. Definiciones.
Se aplican las definiciones establecidas en las normas IRAM- IACC -ISO E-8402 e IRAM -IACC E 10 011-1.

4. Educación.
Los candidatos deberían haber completado como mínimo su educación  secundaria, demostrado de manera clara y fluida, ideas y conceptos en forma oral y escrita, en castellano.

5. Entrenamiento.
Los candidatos deberían haber recibido el entrenamiento necesario para asegurar su competencia para llevar a cabo y conducir auditorias.

6. Experiencia.
Los candidatos a auditor deberían tener un mínimo de experiencia de 4 años de dedicación completa con practica apropiada en el campo especifico sin  incluir el entrenamiento y por lo menos 2 de dichos años deberían haber transcurrido en actividades de aseguramiento de calidad.

7. Atributos personales.
Los candidatos deberían tener criterio amplio y maduro, poseer firmeza de juicio, capacidad analítica y tenacidad, habilidad para entender en situaciones complejas desde una amplia perspectiva y también para entender la función de unidades individuales dentro de la organización.

8. Capacidad de gestión
Los candidatos deberían demostrar a través de los medios adecuados, su conocimiento y capacidad de uso de las herramientas de gestión requeridas para la ejecución de una auditoria, como se establece en la Parte I de esta norma.

9. Mantenimiento de Competencia.
Deberían:
   1. Asegurar que sus conocimientos de las normas de sistemas de la calidad y sus requisitos  están actualizados.
   2. Asegurar que sus conocimientos de los procedimientos y métodos de
auditoria están actualizados.
   3. Participar en entrenamientos de actualización cuando sea necesario.
   4. Ser recalificados, al menos cada tres años, por un panel evaluador.

10. Lenguaje.
Cuando el auditor no domine en forma fluida el lenguaje convenido para la auditoria, no debería participar si no contase con apoyo apropiado.

11. Selección del auditor responsable.
El auditor responsable para una auditoria específica debería ser seleccionado por la dirección del programa de auditorias entre auditorias calificadas, usando los factores descriptos en la parte III de esta norma, tomando en cuenta:

   1. Debería haber actuado como auditor calificado en un mínimo de 3 auditorias completas.
   2. Debería haber demostrado la capacidad efectiva para comunicarse en forma oral y escrita, en el lenguaje acordado para la auditoria.

EVALUACION DE CANDIDATOS.
A.1 General.
Este anexo es una parte integrante del cuerpo de esta norma, y establece métodos para evaluar a los candidatos a auditores de acuerdo con el criterio definido en esta norma.

A.2 Panel Evaluador.
La herramienta principal en la implementación de esta norma es la formación y funcionamiento de un panel evaluador, que puede ser interno o externo a los auditados, cuyo principal propósito es la evaluación de las calificaciones de candidatos a auditor.

A.3 Evaluaciones.
A.3.1 Educación y entrenamiento.
Debería ser puesta en evidencia la prueba de que el candidato ha adquirido los conocimientos y habilidades necesarias para dirigir y llevar adelante auditorias.
Esto puede tomar la forma de un examen, administrado por un Organismo Nacional de Certificación, si es que existen, o por otros medios apropiados, aceptables para el panel evaluador.
A.3.2 Experiencia.
El panel debería quedar convencido de que la experiencia declarada por el candidato, se ha logrado y ha sido obtenida dentro de un tiempo aceptable.
A.3.3 Atributos Personales.
El panel debería emplear técnicas tales como:
    1. Entrevistas con el candidato.
    2. Intercambios de opiniones con empleadores anteriores, colegas.
    3. Pruebas estructuradas para revelar características adecuadas de comportamiento.
    4. Asunción de roles en dramatizaciones.
    5. Observación en las condiciones reales de auditoria.

A.3.4 Capacidad de Gestión
El debería emplear técnicas como tales:
   1. Entrevistas con el candidato.
   2. Intercambios de opiniones con empleadores anteriores.
   3. Pruebas estructuradas para revelar características adecuadas de comportamiento.
   4. Asunción de roles
   5. Observación en las condiciones reales de auditoria.

A.3.5 Mantenimiento de Competencia.
El panel evaluador debería revisar periódicamente el desempeño del auditor, tomando en cuenta la evaluación del desempeño realizada por la dirección del programa de auditorias. Cualquier reevaluación de la certificación del auditor, emergergente de estas revisiones, debería ser llevada a cabo por el panel evaluador.

A.3.6 Decisiones del Panel.

El panel evaluador debería solamente aprobar o desaprobar los candidatos propuestos.


LINEAMIENTOS PARA LA AUDITORIA DE SISTEMAS DE LA CALIDAD.
GESTION DE PROGRAMAS DE AUDITORIA.

1. Alcance.
Esta parte de la norma IRAM - IACC- ISO E 10 011 da los lineamientos basicos para administrar programas de auditorias de sistema de calidad.

2. Normas de Consulta.
IRAM-IACC-ISO 8402- Calidad- Vocabulario.
IRAM-IACC E-10 - Lineamientos para la auditoria de sistemas de la calidad.
3. Definiciones.
4. Gestión de Programas de Auditoria.
4.1 Organización.
Todo organismo que tenga la necesidad de llevar adelante auditorias de sistemas de la calidad debería ser capaz de dirigir todo el proceso. Esta función debería ser independiente de la responsabilidad directa por la instrumentación de tales sistemas de la calidad.
4.2 Normas.
La gestión de programas de auditorias debería indicar en contraste con que normas del sistema de la calidad se espera auditar, y debería desarrollar la capacidad que le permita realizar las tareas eficazmente.
4.3 Calificación del personal.
4.3.1 Auditores.
La gestión del programa de auditorias debería emplear auditores que cumplan con las recomendaciones dadas en la norma IRAM-IACC-ISO E-10 011-2.
4.4 Selección de los miembros del trabajo.
A fin de asegurar que las habilidades aportadas a cada asignación sean  las apropiadas, cuando se selecciona a los auditores y a los auditores responsables para asignaciones particulares, la gestión del programa de auditoria debería considerar:
1. Las normas de sistemas de calidad en base a las cuales la auditoria será conducida.
2. El tipo de servicio o producto y los reglamentos relacionados.
3. La necesidad de calificación profesional.
4. El tamaño y composición del equipo auditor.
5. La pericia necesaria para la dirección del equipo.
6. La destreza para utilizar eficazmente las habilidades de los diversos miembros del equipo auditor.
7. La habilidad personal necesaria para tratar con un auditado particular

 8. La requerida capacidad de comunicación.
 9. La ausencia de cualquier conflicto de intereses real o aparente.

4.5 Seguimiento y evaluación del auditor.

4.5.1 Evaluación del desempeño.

La gestión del programa debería evaluar continuamente el desempeño de los auditores, ya sea a través de observación de las auditorias o por otros medios. Tal información debería ser usada para mejorar el desempeño y selección de auditores y para identificar desempeños inapropiados.

Esta información debería estar disponible para los paneles evaluadores cuando fuera requerida.

4.5.2 Compatibilidad de los auditores.

Las auditorias conducidas por diferentes auditores deberían arribar a conclusiones similares cuando auditan la misma operación, bajo las mismas condiciones. La gestión del programa de auditorias debería establecer métodos para mensurar y comparar el desempeño de auditores para alcanzar coherencia entre diferentes auditores. Tales métodos deberían incluir:

-talleres de adiestramiento de auditores.

-comparación del desempeño de los auditores.

-análisis de los informes de auditoria.

-evaluaciones del desempeño. -rotación de auditores entre los equipos de auditoria.

4.5.3 Adiestramiento.

La gestión del programa de auditoria debería asegurar las necesidades de adiestramiento de los auditores y tomar las acciones apropiadas para mantener y mejorar las aptitudes del auditor.

4.6 Factores operacionales.

4.6.1 General.

La gestión del programa de auditoria debería considerar los siguientes factores y, cuando fuera necesario, establecer procedimientos para asegurar que su personal pueda operar de manera conveniente y estar adecuadamente asistido.

4.6.2 Recursos.

Deberían establecerse procedimientos para asegurar que los recursos adecuados están disponibles para alcanzar los objetivos del programa de auditorias.

4.6.3 Planeamiento y adecuación del programa de auditorias.

Deberían establecerse procedimientos para el planeamiento y programación de auditorias.

4.6.4 Informes de auditorias.

El formato de los informes de auditorias debería ser normalizado.

4.6.5 Seguimiento de acciones correctivas.

Deberían establecerse procedimientos para controlar el seguimiento de las acciones correctivas, si fuese solicitado.

4.6.6 Confidencialidad.

La gestión del programa debería establecer procedimientos para salvaguardar la confidencialidad que pueda contener una auditoria o la información de un auditor.

4.7 Auditorias conjuntas.

Puede haber ocasiones en que distintos organismos de auditoria cooperan para auditar en conjunto un sistema de calidad. En estos casos se debería llegar a un acuerdo, antes del comienzo de la auditoria, sobre las responsabilidades especificas de cada organismo, particularmente con respecto a al autoridad del auditor responsable, las interfases con el auditado, métodos de operación y distribución de los resultados de la auditoria.

4.8 Mejoramiento del programa de auditoria.

La gestión del programa de auditoria debería establecer una metodología de mejoramiento continuo del programa de auditoria a través de la realimentación y las recomendaciones de todas las partes involucradas.

5. Código de ética.

La gestión del programa debería considerar la necesidad de referirse a un código de ética en la operación y gestión de los programas de auditoria.

GUIA PARA LA ELABORACION DE MANUALES DE LA CALIDAD.

INTODUCCION.

Las normas de la serie IRAM-IACC-ISO E9000 contienen requisitos para los sistemas de la calidad, los cuales pueden ser usados para lograr la interpretación, desarrollo, implementación y aplicación común de la gestión de la calidad y del aseguramiento de la calidad.

Las normas del sistema de la calidad de la serie IRAM-IACC-ISO E 9000 requieren que se desarrolle e implemente un sistema de la calidad documentado. Además, estas normas requieren consecuentemente la preparación de un manual de la calidad.

1. Objeto.

Esta norma proporciona una guía para el desarrollo, la preparación y el control de manuales de la calidad, ajustados a las necesidades específicas del usuario.

El manual de la calidad resultante reflejará los procedimientos documentados del sistema de la calidad según lo requiere la serie IRAM-IACC-ISO E 9000.

2. Referencias normativas.

IRAM-IACC-ISO E 8402 -Gestión de la calidad y aseguramiento de la calidad -Vocabulario.

3. Definiciones.

3.1 Manual de la calidad. “Documento que anuncia la política de la calidad y que describe el sistema de la calidad de un organismo” (IRAM-IACC-ISO E 8402).

3.2 Manual de gestión de la calidad. “Documento que enuncia la política de la calidad y que describe el sistema de la calidad de un organismo, que únicamente para su uso interno”.

3.3 Manual de aseguramiento de la calidad. “Documento que enuncia la política de la calidad y que describe el sistema de la calidad de un organismo, que puede ser usado para propósitos externos”.

3.4 Cuerpo competente delegado. “Un grupo de individuos o un organismo que ha demostrado capacidad y recursos para ejecutar tareas definidas”.

4. Documentación del sistema de la calidad.

4.1 Procedimientos documentados del sistema de la calidad.

Es conveniente que los procedimientos documentados del sistema de la calidad constituyan la documentación básica utilizada para el planeamiento y la administración de la totalidad de las actividades que tienen efecto sobre la calidad.

Estos procedimientos se pueden convertir en la base de los manuales de la calidad y de acuerdo con la serie IRAM-IACC-ISO E 9000 conviene que cubran todos los elementos aplicables de la norma del sistema de calidad.

4.1.1 Alcance de los procedimientos.

Es conveniente que cada procedimiento documentado cubra una parte lógicamente separable del sistema de la calidad, tal como un elemento completo del sistema o una parte de este, o una secuencia de actividades interrelacionadas, ligadas a más de un elemento del sistema de la calidad.

4.1.2 Enfoque constante.

Al ordenar cada procedimiento con la misma estructura y formato, los usuarios llegarán a estar familiarizados con la constancia del enfoque aplicado a cada requisito y de esta manera mejora la probabilidad de su acatamiento sistemático.

4.2 Manuales de calidad.

Es conveniente que el manual de la calidad consista en, o se refiera a, los procedimientos documentados del sistema de calidad, orientados al planeamiento y a la administración de la totalidad de las actividades que, dentro del organismo, tienen efecto sobre la calidad.

4.2.1 Propósitos de los manuales de la calidad.

1. Comunicar la política, los procedimientos y los requisitos del organismo.

2. Implementar un sistema de la calidad efectivo.

3. Proporcionar un mejor control de las prácticas y facilitar las actividades de aseguramiento.

4. Proporcionar las bases documentadas para la auditoria de los sistemas de la calidad.

5. Proporcionar continuidad al sistema de la calidad y a sus requisitos durante circunstancias cambiantes.

6. Capacitar al personal en los requisitos del sistema de la calidad y en el método de su cumplimiento.

7. Presentar su sistema de la calidad para fines externos, tales como demostrar el cumplimiento de las normas IRAM-IACC-ISO E 9001 y E 9003.

8. Demostrar la adecuación de sus sistemas de la calidad a las normas de la calidad exigidas en situaciones contractuales.

4.2.2 Estructura y formato.

Aunque no existe una estructura o formato exigidos para los manuales de la calidad, conviene que estos transmitan la política de la calidad, los objetivos y los procedimientos que aplica el organismo de manera clara, precisa y completa, y al mismo tiempo que los enuncien sencilla y concisamente.

4.2.3 Conformación del manual de calidad.

Puede:

1) Ser una recopilación directa de los procedimientos del sistema de calidad.

2) Ser una agrupación o una parte de los procedimientos del sistema de calidad.

3) Ser una serie de procedimientos para unidades operativas o aplicaciones específicas.

4) Ser más de un documento o nivel.

5) Tener un núcleo común con apéndices adaptados.

6) Ser único o no.

7) Ser otra de las numerosas conformaciones posibles basada en las necesidades del organismo.

4.3 Aplicaciones especiales de los manuales de la calidad.

La denominación manual de la calidad se usa generalmente cuando el mismo manual se emplea tanto para los propósitos de la gestión de la calidad como para los del aseguramiento de la calidad.

Es conveniente que todo manual de la calidad identifique las funciones de dirección, consigne los procedimientos documentados del sistema de la calidad y describa sucintamente todos los requisitos aplicables de la norma de sistemas de la calidad seleccionada por el organismo.

5. El Proceso de preparación del manual de la calidad.

5.1 Responsabilidad por la preparación.

Una vez que la dirección ha tomado la decisión de documentar el sistema de la calidad en un manual de la calidad, es conveniente que el proceso propiamente dicho comience con la asignación de la tarea de coordinación a un cuerpo competente, delegado de la dirección, el cual puede ser un individuo, o un grupo de individuos de una o más unidades funcionales.

5.2 Uso de referencias.

Dondequiera resulte apropiado y para evitar un volumen innecesario de documentos, conviene que incorporen referencias a normas existentes reconocidas o documentos disponibles para el usuario del manual de la calidad.

5.3 Exactitud e integridad.

Es conveniente que el cuerpo competente delegado sea responsable de asegurar la exactitud y la integridad del proyecto de manual de la calidad, así como de la continuidad, del contenido y el estilo de escritura del documento.

6. Proceso de aprobación, edición y control del manual de la calidad.

6.1 Revisión final y autorización.

Antes que el manual se edite es conveniente que el documento sea sometido a una revisión final por personas responsables para asegurar claridad, exactitud, adaptabilidad y estructura apropiada.

6.2 Distribución del manual.

Es conveniente que el método de distribución interna del manual autorizado, ya sea en forma total o por sección, proporcione la seguridad de que todos los usuarios tienen acceso apropiado.

6.3 Incorporación de cambios.

Es conveniente que se establezca un método para disponer el desarrollo, el control y la incorporación de cambios en el manual.

6.4 Edición y control de los cambios.

El control de la edición de los documentos y de los cambios es esencial para asegurar correctamente el contenido autorizado del manual.

6.5 Copias no controladas.

Es conveniente que todos los manuales de la calidad que se distribuyen con propósitos comerciales, uso de clientes externos u otras razones, donde no se tiene pensado el control futuro de la actualización, se identifiquen claramente como copias no controladas.

7. ¿Qué incluir en un manual de la calidad?

7.1 Generalidades.

Conviene que un manual de la calidad contenga normalmente:

El titulo, el objeto y el campo de aplicación. La tabla de contenidos del manual. Las páginas preliminares respecto al organismo involucrado y al manual en si mismo. La política y los objetivos de la calidad del organismo. La descripción de la organización, responsabilidades y autoridades. Una descripción de los elementos del sistema de la calidad y/o referencias a los procedimientos del sistema de la calidad. Una sección de definiciones, si resultase apropiado. Una guía del manual de la calidad, si resultase apropiado. Un apéndice para los datos de apoyo, si resultase apropiado.

7.2 Título, objeto y campo de aplicación.

Es conveniente que el título y el objeto del manual de la calidad reflejen claramente su campo de aplicación.

7.3 Tabla de contenidos.

Es conveniente que la tabla de contenidos de una manual de la calidad muestre los títulos de las secciones internas y como se pueden encontrar.

7.4 Páginas preliminares.

Es conveniente que las páginas preliminares del manual de la calidad proporcionen información general respecto del organismo considerado y del manual de la calidad en si mismo.

7.5 Política y objetivos de la calidad.

Es conveniente que esta sección del manual de la calidad exprese la política y los objetivos de la calidad del organismo.

Aquí es donde se presenta el compromiso del organismo hacia la calidad y se trazan los objetivos para la calidad.

7.6 Descripción de la organización, responsabilidades y autoridades.

Es conveniente que esta sección del manual de la calidad proporcione una descripción de la estructura del primer nivel del organismo.

7.7 Elementos del sistema de la calidad.

Es conveniente que el resto del manual de la calidad describa todos los elementos aplicables del sistema de la calidad.

Un sistema de la calidad y un manual de la calidad son únicos para cada organismo; como tal, esta norma no intente definir un único formato, disposición, contenido y método de presentación para describir los elementos del sistema de la calidad, que se puedan aplicar a todos o a la mayoría de los productos y servicios.

7.8 Definiciones.

Si en un manual se considera necesario un capítulo de definiciones, por lo general se coloca inmediatamente después del “Objeto y Campo de Aplicación”.

Es sumamente recomendable el uso de referencias a conceptos, terminología, definiciones y normas existentes (por Ej.: IRAM-IACC-ISO E 8402).

7.9 Guía del manual de la calidad.

Se puede tomar en consideración la inclusión de un índice o de una sección que de una referencia cruzada entre temas o palabras clave y secciones o números de página u otra guía rápida semejante para el “qué y donde en el manual de la calidad”.

7.10 Apéndice para los datos de apoyo.

Si se utiliza, el apéndice contendrá datos de apoyo del manual de calidad.